MS Word: les conner… maladresses qui font perdre du temps

Nous voilà à l’ère de l’internet, à une époque où l’informatique n’est certes pas présente dans tous les foyers mais est omniprésente à l’école comme dans l’entreprise. Et qu’est ce qu’on ne reçoit pas encore comme documents Word, ces fameux .doc qui a défaut d’être un standard de droit est encore un standard de fait.
On trouve encore bon nombre de gens, et quand je dis les gens, je parle d’étudiants qui suivent des cursus long et qui manipulent l’outil informatique à longueur de journée, je vous parle aussi de gens avec des diplômes ultra-techniques et tout, je vous parle de personnes qui appartiennent à la génération soit disant née avec une souris dans la main, bref des personnes sans excuses trop flagrantes. Et bien ces gens vous envoient sans trembler des documents de plusieurs pages, des dossiers complets, des rapports collaboratifs, des modes opératoires amenés à évoluer, des procédures qui seront modifiés par d’autres utilisateurs, des documents donc qui contiennent typiquement les caractéristiques suivantes:

  • Une liste numérotée avec des numéros tapés amoureusement un à un au clavier suivis d’une belle parenthèse fermante. Une liste qui ne se mettra jamais à jour d’elle même lorsque l’on voudra rajouter un élément au milieu et qu’il faudra donc renuméroter manuellement.
  • Des titres de paragraphe formatés (taille, couleur, style, etc) individuellement. Je m’explique: le titre du premier paragraphe se voit appliquer successivement une police Arial Black, une taille de 18, un style gras et italique. Puis lorsqu’il s’agit de taper le titre du second paragraphe rebelote, on applique Arial Black, taille de 18, gras, italique. En général le titre du neuvième paragraphe est en Arial, taille 16, gras mais pas italique. Et surtout lorsqu’on veut enlever le style gras des styles de paragraphe parce que ça ne rend pas bien au final et bien il faut tout changer sur tous les titres à la main (toute une thèse par exemple = des centaines de titres, youpi)
  • Des paragraphes espacés les uns des autres en insérant une ligne vide, dont la taille est parfois ajustée en jouant sur la taille de la police et même parfois pour passer à la page suivante il y a toute une série de lignes vides. Et je vous le met dans le mille Émile, lorsqu’on rajoute une ligne de texe sur la page 2 du documents et bien toute la mise en page de la suite part en vrille
  • Et puis surtout en tête du document, la fameuse Table des matières soigneusement mise en place dont les numéros de pages ont nécessités une lecture attentive de l’ensemble du document pour être identifiés. Vous insérer une nouvelle page et vous devez tout remettre à jour…à la main, oui vous avez devinez juste.

Alors je grogne c’est sûr, je me moque un peu même, mais je suis fair-play et voici quelques éléments qui aideront les plus novices, car après tout on est tous passé par là:

  • L’utilisation intelligente des liste numérotés où non Format > Puces et numéros.
  • L’utilisation des Styles Format > Styles et mise en forme qui permet d’appliquer un même style à tous les éléments qui seront d’un même niveau hiérarchique ou d’une même fonction: titre de paragraphe, sous-titre, titre de niveau trois. Vous structurez ainsi votre document, vous y mettez de l’intelligence et cela vous permet d’exploiter pleinement le fait d’avoir un ordinateur et pas une machine à écrire. L’exemple dans le point suivant.
  • L’insertion de référence Insertion > Référence. Vous pourrez ainsi insérer une table des matières qui trouvera automatique vos titres de chapitre, les numéros de pages, la structure des paragraphes. Et surtout qui se mettra à jour avec les évolutions du document. Et c’est sans compter sur les numéros de pages, la date de dernière modification et autre méta-données de votre œuvre.
  • Utilisez les sauts quand vous voulez forcer à passer à la ligne, à la page suivante, à la colonne d’après. C’est dans Insertion > Saut

Il y a tellement d’autre bonnes pratiques que je pourrais évoquer: possitionnement des images, gestion des tableaux, des dessins, etc. Mais le but n’est pas d’écrire un manuel pour Word, ni de se suppléer aux formations professionnelles qui fournissent tous ces éléments aux débutants et qui permettent aux utilisateurs plus avertis de faire un bon dans la courbe d’apprentissage du logiciel.

Bon promis aujourd’hui je ne parle pas d’Excel, parce que faut voir les tableaux qu’osent vous envoyer les gens et quand je dis les gens, je parle d’étudiants qui suivent des cursus long et qui manipule l’outil informatique…

3 Commentaires pour “MS Word: les conner… maladresses qui font perdre du temps”

  1. Nicolas dit:

    Salut,

    On te sent quelque peu énervé, non?
    Il donne des cours d’utilisation Word où tu travail ?

    Nous à l’école on avait eu le droit à deux heures de cours de word, même si je suis pas sûr d’en avoir appris beaucoup. Après t’as déjà de la chance qu’ils utilisent word, mais ça doit être long de refaire la mise en page. Parceque si tu veux modifier un document où rien a été formaté, soit tu formates le document, soit tu perd du temps à appuyer sur barre d’espace pour faire les alinéas ^^

  2. Max dit:

    J’imagine très bien ton énervement et ta frustration…

    On le sent d’ailleurs dans le texte (”un pue même, mais je suis fair-playet…”)…

    Mais si ça peut te rassurer :
    1. On retrouve ça encore beaucoup (même dans des projets “organisés” ou des grosses structures)
    2. Ca va quand même en s’arrangeant (à moins que ce soit ma nouvelle boîte qui ait défini une norme documentaire de ouf bien organisée et structurée qu’il faudra que je te présente ça un jour)
    3. ahhhhhhhh merde, une puce numérotée sans passer par Format > Puces et Numéros…

    Bon, je vais me suicider et je reviens,

    PS [private] : oui un HTC Touch Diamond

  3. Pierre dit:

    @nico: non ils n’offrent pas des cours de word même si certains en auraient besoin, comme pour excel d’ailleurs, parce que souvent c’est moi qui partagent des trucs et astuces.

    @Max: Là où c’est bien fait quand même, c’est que Word interprète pas trop mal la bouillie que certains lui donnent et il reconstruit la structure du document par lui-même de façon plutôt intelligente. Classiquement il comprend qu’une ligne qui commence par 1 puis la suivante par 2 c’est surement le début d’une liste numérotée, mais il fait aussi plein d’autres hypothèses beaucoup plus sioux et souvent justes.
    Bref du coup l’intelligence est dans le logiciel et plus dans l’utilisateur (cette fameuse interface chaise-clavier).

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